令和３年度の４月介護報酬請求業務が終了。LIFE介護情報システム導入後の初めての請求が終了。まだLIFE未導入の事業所や、これから加算算定予定の事業所のために一連の経過をまとめます。
LIFE介護情報システム 新規利用申請
すべてはここからスタート。LIFEシステムのページから新規申請を行い、新規登録ハガキ到着をひたすら待つ日々。当事業所が新規申請を行ったのが令和３年２月１６日であった。
LIFE介護情報システムはこちらから⇒https://life.mhlw.go.jp/login
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入力が必要な項目は以下のとおり
①事業所番号
②事業所名称
③住所
④部署名
⑤担当者氏名
⑥電話番号
⑦メールアドレス
LIFEシステムの登録ハガキが圧着ハガキで届く
新規申請は２５日締めで、翌月にハガキの発送。約１か月後にハガキが到着。ハガキには、IDとパスワードが書かれており、合わせてLIFEシステム起動アイコンのダウンロードに必要なパスワードも記載。
ここからログインをして、トップ画面に辿り着き、ようやくシステム運用開始となる。
いろいろ作業が多いため、メモ必須もしくはスクリーンショット推奨。やっている途中でどの過程まで進んだかわからなくなる。
ちなみに、
ＩＤ＝事業所番号
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【超重要】令和３年度介護報酬改定 CHASE登録※現在はLIFEのハガキが届いたその後の手順 ～トップ画面起動まで（画像付き完全解説）～
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CHASEからLIFEへ データ移行とLIFEトップ画面
令和３年４月１日から「CHASE」⇒「LIFE」へと移行された。年度始めにシステムメンテナンスがあり、利用できない状況になる。老健局の飲み会に対する火消しが原因かと疑われた。
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介護報酬改定の総本山、厚生労働省老健局老人保健課長らによる飲み会やってねキャンペーン
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冗談はさておき、メンテナンスが終了してトップ画面を起動。CHASEを運用していた場合、CHASE初回ログイン時に変更したパスワードが必要となる。
また、CHASEで作業したデータや管理職員及び操作職員等のデータ移行作業が求められる。
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基本的に画面に表示される作業内容に沿って操作すれば問題ないが、暗号キーだけは一度更新すると変更ができなくなり、忘れたり使えなくなったりすると、ヘルプデスクへの連絡が必要になる。
当事業所でも暗号キーが使用できなくなりヘルプデスクへ問い合わせ、解決されたが約２週間かかったので注意。連休中に回答が届くという状態で、データ提出ギリギリだった。
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【LIFE操作】LIFE操作で、編集・更新できないため、ヘルプデスクに問い合わせてみた！（画像付き）
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ちなみにヘルプデスクからの回答が得られない場合や問題が解決していない場合、特例としてLIFEへの情報提供を遅れさせることができる。
４～６月分に関して８月１０日までに提出すれば、科学的介護推進体制加算等のLIFE関連加算の算定を行っても良いとの事。
しかし、データ入力はきちんと行っておく必要があり、また場合によっては監査等で遅延した根拠を示せるようにやりとりの内容を記録しておく必要があるようだ。
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【重要】LIFEへのデータ提供についての重要な通知 提出の遅延が認められる場合とは⁈
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管理画面トップで作業を行う
管理画面では操作職員の登録や利用者情報の登録、加算算定に必要な項目の入力を行っていく必要がある。事業所で使用している記録システムがLIFEシステムのデータ提出に必要なCSVファイルとして出力できるのであれば、LIFEで行う作業はデータの取り込みのみになる。
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【解説】科学的介護推進体制加算 LIFEシステム管理ユーザーの操作開始までの手順 ※画像付き
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必須項目の入力とデータの提出
必須項目については、システムにちょくせいつ入力する事業所もあれば記録システムからCSV出力を行う事業所もある。ちなみに早めに作業をしないとシステムによっては大変なことになる。提出期限前日での衝撃的エラー数がこちら↓
３２５件のエラー...終わった。で、なんだかんだいって全てを修正し、CSVファイルを出力したらLIFEシステムを起動。
外部データ取込を選択し、対象のファイルを選択する。ちなみにシステム管理者と操作職員では取り込める内容が異なるため、「管理者としてログイン⇒取込」「操作職員としてログイン⇒取込」という作業が必要になる。
以上が新規申請からデータ提出までの流れになるのでぜひ参考に★